10 cose da sapere sui managed service

Secondo una ricerca realizzata da Eurostat, l’ufficio statistico dell’Unione Europea, nel 2015 solo un’azienda sul cinque in Europa usa i servizi basati su cloud. Ma, per una volta, l’Italia non è un fanalino di coda attestandosi al secondo posto tra Finlandia e Svezia – se non si considera l’Islanda, paesi dell’area scandinava ed eccellenze europee per quanto riguarda uso della tecnologia e innovazione.

Rispetto a circa il 20% di media europea, l’Italia vanta un 40% di adozione del cloud tra le aziende, ma c’è da chiarire di quali servizi si parla.

Il dato del 40% si ottiene grazie soprattutto all’utilizzo di un servizio di mail basato su cloud – come qualsiasi servizio proposto da un Internet Service Provider – infatti l’86% dichiara di usarlo. In Svezia, per esempio, la percentuale scende al 55%.

Sempre secondo i dati dell’Unione Europea, nel nostro paese c’è un basso utilizzo in cloud dei servizi di storage (32%), di hosting dei database (28%), di applicazioni per il supporto alla clientela (CRM, 14%) e di piattaforme per la condivisione della potenza di calcolo (8%).

Purtroppo, scorrendo le motivazioni per cui un’azienda non si sente ancora pronta a utilizzare la cloud, salta subito all’occhio la scarsa conoscenza sul tema, coadiuvata dalla bassa propensione da parte dei fornitori di essere limpidi e incoraggianti.

Per questo, proviamo a sintetizzare in 10 punti gli elementi su cui un’azienda cliente dovrebbe ragionare prima di buttarsi nel magico mondo della cloud e dei managed services.

Come sei messo?
Sai che devi farlo. Devi mettere tutto in cloud, devi sfruttare i managed services perché risparmi, in tempo, risorse e soldi, così ti ha detto il tuo parigrado dell’azienda concorrente. Ma non hai neanche idea di quanti Pc siano installati nella tua azienda. Fare un censimento preciso di software, hardware e fornitori è il modo migliore per iniziare e per dimostrare al nuovo Msp (managed services provider) che non sei uno sprovveduto.
Prepara il personale
Passare tutta, o una parte, dell’infrastruttura It aziendale sulla cloud usufruendo di un certo numero di managed services provocherà un vero e proprio terremoto in azienda, soprattutto perché la maggior parte di chi accederà ai servizi non è uno smanettone e ti aspetta al varco per criticarti la scelta. Prepara il personale già prima della rivoluzione e pretendi dal tuo fornitore una adeguata fase di formazione operativa sul nuovo modo di lavorare.
Non è questione di prezzo
Uno dei motivi, se non il motivo, che ti ha convinto a utilizzare i managed services è il risparmio. È vero, ma non per questo devi fare le pulci a ogni voce del preventivo che hai sul tavolo sperando in una trattativa da suk arabo. I managed services sono, appunto, servizi e, in quanto tali difficili da comprendere rispetto a un server o alla licenza di un software. Piuttosto esigi spiegazioni per ognuno, appuntati i servizi più costosi e cerca di capire perché lo sono.
Quanto è competente il fornitore
Prima di prendere decisioni affrettate informati, leggi, senti i concorrenti, fatti consigliare, impara dagli errori. Non necessariamente devi cedere a un upgrade di qualcuno che è già tuo fornitore. E quando hai steso la short list fatti mostrare le referenze, focalizzati su quelle del tuo mercato e scendi nei particolari: che tipo di servizi avete implementato e perché?
Vai a visitare il data center
Uno degli slogan del marketing dei cloud services è stato: non importa dove sono i tuoi dati. Invece importa eccome. Dopo anni di installazioni cloud si è compreso che sapere esattamente dove dormono i tuoi dati e le tue applicazioni è rassicurante, oltre che importante. Scegli un Msp italiano, con un call center italiano, che ti apra i tuoi data center, che ti faccia vedere negli occhi la squadra che proteggerà e curerà la tua It.
Non chiedere tutto e subito
Se decidi di dare in gestione rete, sicurezza, applicazioni, database, mail, archivi e tutto ciò che rientra nel concetto di Managed Services allora preparati a un bagno di sangue. La rivoluzione deve essere lenta, graduale. Soprattutto per la tua azienda. Non cedere alla tentazione di cambiare infrastruttura e processi in un giorno ma, piuttosto, collabora con il Msp per una moderata e costante innovazione.
Capire bene i termini dello Sla
Attenzione al genere, il Service Level Agreement è maschile, ed è, letteralmente, un accordo sul livello di servizio, un accordo tra gentiluomini, in genere. Nel Service Level Agreement sono chiarite le garanzie che il fornitore è obbligato a fornire negli innumerevoli casi in cui ci potrebbe essere una perdita o un danneggiamento dei tuoi dati. Fondamentale capire, discutere ed eventualmente trattare su ogni singolo punto.
Pretendi ampia documentazione
Il vostro Msp è prima di tutto un partner e poi un fornitore. Con lui instaurerai una relazione di lungo corso che non si esaurisce con una vendita mordi e fuggi. Del tutto legittimo far produrre al partner ampia documentazione (manuali chiari, guide, videotutorial) su tutte le fasi del progetto, in particolare sulle nuove modalità operative dei dipendenti e sulle buone norme per garantire la sicurezza dei dati aziendali.
La sicurezza in particolare
Di tutte le componenti di un progetto di Managed Services, la sicurezza è certamente la più importante. Fondamentale perdere più tempo su questo aspetto soffermandosi sulle soluzioni software che il partner mette a disposizione, sulle risorse umane messe in campo, sulle azioni di backup e recovery, sullo Sla relativo e sulla formazione ai dipendenti a questo proposito.
Continua a sperimentare
Come detto la migrazione da una struttura informatica totalmente in house, o mista e variegata a una filosofia “as a service” basata su servizi gestiti da un partner su una cloud è una vera e propria rivoluzione che impatta soprattutto sul personale. Considerala come una sfida per la tua azienda, la più grande innovazione finalizzata a lavorare meglio e all’altezza con la concorrenza internazionale. E usa le risorse risparmiate, in uomini e denari, per continuare a sperimentare: con un cliente stimolato e preparato un partner It serio si trova più a suo agio.